Usado corretamente, este registro permite que as equipes de engenharia, garantia da qualidade e compras distingam um valor copiado do documento de origem de uma opção que ainda precisa de confirmação da engenharia, de uma condição definida pelo local ou pela concessionária de energia elétrica e de uma afirmação de marketing sem comprovação específica para o modelo, de modo que cada registro pendente tenha um responsável e uma próxima ação antes da aprovação do fornecedor.

• A potência precisa estar vinculada a um registro rastreável do modelo ou do projeto.
• A tensão exige a identificação do sistema e dos equipamentos aplicáveis.
• O escopo dos equipamentos de manobra deve constar de uma tabela de equipamentos sob controle documental.
• As afirmações sobre relés e fusíveis precisam identificar os dispositivos, as funções e o responsável pelo estudo.
• As afirmações sobre condições ambientais exigem requisitos de operação declarados para o invólucro e as respectivas evidências.
• As normas devem corresponder à categoria do produto e à edição aplicável.
• Os certificados devem identificar o modelo, o emissor e o escopo.
• Os ensaios respaldados por relatórios exigem um plano de inspeção acordado.
• A composição do preço deve discriminar itens incluídos, exclusões e premissas.
• As datas de entrega dependem das aprovações e das condições de liberação.
• As condições de pós-venda devem constar da documentação comercial da oferta.
• As opções permanecem configuráveis até a confirmação pela engenharia.
• Os requisitos de operação no local continuam dependentes do projeto até a definição dos dados de entrada.
• As afirmações sem comprovação permanecem pendentes, sem serem tratadas por média.
• As comparações só funcionam após a padronização dos status de comprovação.
• A equipe de compras pode copiar o registro para a avaliação do fornecedor.
• As equipes de qualidade podem designar responsáveis pelos registros pendentes.
• A aprovação continua seguindo o trâmite do projeto e da concessionária de energia elétrica.