При правильном ведении реестр позволяет инженерной службе, службе качества и отделу закупок различать значение, перенесённое из исходного документа, вариант, который ещё требует подтверждения проектировщиками, условие, определяемое объектом или сетевой организацией, и рекламное заявление без подтверждения для конкретной модели, чтобы до утверждения поставщика у каждой открытой позиции были ответственный и следующий шаг.

• Для заявленной мощности нужен документ, позволяющий связать её с конкретной моделью или проектом.
• Для напряжения необходимо указать соответствующую электросистему и оборудование.
• Состав коммутационного оборудования должен быть указан в утверждённой ведомости оборудования.
• Заявления о реле и предохранителях требуют указания устройств, функций и ответственного за расчёты.
• Заявленные характеристики для условий окружающей среды требуют указания условий эксплуатации кожуха и подтверждающих документов.
• Стандарты должны соответствовать категории изделия и применимой редакции.
• В сертификатах должны быть указаны модель, выдавшая их организация и область действия.
• Для испытаний, подтверждаемых протоколами, нужен согласованный план проверок.
• В предложении о цене необходимо указать, что включено, что исключено и какие допущения приняты.
• Сроки поставки зависят от согласований и условий выдачи разрешения на выпуск.
• Условия послепродажного обслуживания должны быть отражены в коммерческом предложении.
• Варианты исполнения можно изменять до их подтверждения инженерной службой.
• Условия эксплуатации на объекте зависят от проекта, пока не утверждены исходные данные.
• Неподтверждённые заявления остаются открытыми вопросами и не подменяются усреднёнными данными.
• Сравнение возможно только после приведения статусов подтверждения к единой системе.
• Отдел закупок может перенести реестр в материалы проверки поставщика.
• Служба качества может назначить ответственных за незакрытые позиции.
• Согласование по-прежнему проходит по процедурам проекта и сетевой организации.